Téléphone, ordinateur et outils numériques
Le téléphone portable professionnel, l’ordinateur emporté à la maison, l’abonnement internet… Ces outils servent d’abord au travail. Ils ne deviennent un avantage en nature que si le salarié s’en sert vraiment pour sa vie privée. Les montants sont souvent petits, mais la règle est simple à appliquer.
À la fin de cette fiche, vous saurez
- Dire quand un outil numérique devient un avantage en nature.
- Calculer l’avantage au forfait de 10 %, pour un achat ou un abonnement.
- Traiter une mise à disposition en cours d’année.
- Reconnaître le cas où tout l’outil est privé.
- Traiter le don ou la vente de l’outil au salarié.
1. Les outils concernés
On parle d’outils issus des « nouvelles technologies » : téléphone portable, ordinateur, tablette, logiciels, et les abonnements qui vont avec (forfait mobile, accès internet).
2. Avantage ou pas ?
| Situation | Avantage en nature ? |
|---|---|
| L’outil sert uniquement au travail | Non |
| Le salarié s’en sert un peu pour lui, de façon raisonnable (un appel court à sa famille, une consultation rapide) | Non : c’est toléré |
| Le salarié s’en sert régulièrement pour sa vie privée (soirées, week-ends, vacances, usage familial) | Oui |
| L’employeur paie un outil ou un abonnement qui ne sert qu’à la vie privée (la box internet de la famille, par exemple) | Oui, pour la totalité de son coût |
Un écrit de l’entreprise (charte informatique, clause du contrat) qui réserve l’outil à un usage professionnel aide à justifier l’absence d’avantage en cas de contrôle.
3. Le calcul : forfait de 10 % ou valeur réelle
Quand il y a avantage, l’employeur a le choix :
- la valeur réelle : la part privée de l’utilisation, prouvée par des factures détaillées (par exemple, le relevé des appels personnels) ;
- le forfait, beaucoup plus simple : 10 % du coût par an.
| Outil | Base du forfait | Avantage par an |
|---|---|---|
| Outil acheté par l’employeur (téléphone, ordinateur) | Prix d’achat TTC | 10 % |
| Abonnement (forfait mobile, internet) | Coût annuel TTC de l’abonnement | 10 % |
Le forfait ne s’utilise pas quand l’outil ne sert qu’à la vie privée : dans ce cas, l’avantage est égal à tout ce que paie l’employeur.
4. Exemples chiffrés
| Situation | Calcul | Avantage |
|---|---|---|
| A. Ordinateur portable acheté 1 200 € TTC, utilisé aussi le soir par toute la famille | 1 200 × 10 % = 120 par an, ÷ 12 | 10,00 € par mois |
| B. Téléphone acheté 900 € TTC + forfait mobile de 30 € par mois, utilisé le week-end | (900 × 10 %) + (360 × 10 %) = 90 + 36 = 126 par an, ÷ 12 | 10,50 € par mois |
| C. L’ordinateur de l’exemple A remis le 1er juillet | 120 × 6 ÷ 12, soit 10,00 € par mois de juillet à décembre | 60,00 € sur l’année |
| D. L’employeur paie la box internet du domicile, 40 € par mois, sans aucun usage professionnel | Usage totalement privé : pas de forfait | 40,00 € par mois |
5. À la fin : l’employeur donne ou vend l’outil au salarié
Quand un téléphone ou un ordinateur est remplacé, l’employeur propose souvent l’ancien au salarié, gratuitement ou pour un petit prix. Attention : c’est aussi un avantage en nature, versé en une seule fois.
- Si le salarié paie un prix égal à la valeur réelle, il n’y a pas d’avantage.
- S’il paie moins, ou rien du tout, la différence est un avantage en nature : ajoutée au brut du mois, puis retirée du net, comme les autres.
| L’ordinateur de l’exemple A, 3 ans plus tard, vaut 300 € d’occasion | Calcul | Avantage du mois |
|---|---|---|
| L’employeur le donne au salarié | 300 − 0 | 300,00 € |
| L’employeur le vend 100 € au salarié | 300 − 100 | 200,00 € |
| L’employeur le vend 300 € au salarié | 300 − 300 | 0,00 € |
Une ancienne règle à oublier
Jusqu’en 2018, le don de matériel informatique entièrement amorti était exonéré, dans la limite de 2 000 € par an et par salarié. Cette exonération a été supprimée au 1er janvier 2019 : aujourd’hui, le don d’un ordinateur ou d’un téléphone est soumis aux cotisations et à l’impôt, comme tout avantage en nature. Le fait que l’outil soit « amorti » dans la comptabilité ne veut pas dire qu’il ne vaut plus rien.
La tolérance de 30 % de réduction, que vous rencontrerez peut-être, ne concerne que les produits que l’entreprise vend habituellement à ses clients (un vendeur de téléphones qui en vend un à son salarié, par exemple). Elle ne s’applique pas au matériel d’occasion cédé par un restaurant, un cabinet ou un commerce d’un autre domaine. La même règle « valeur réelle moins prix payé » vaut pour tout bien cédé au salarié : voiture, mobilier…
6. Sur le bulletin de notre salarié
Imaginons que notre salarié ait à la fois l’ordinateur de l’exemple A et le téléphone de l’exemple B : 10,00 + 10,50 = 20,50 € d’avantage par mois.
| Ligne | Sans les outils | Avec les outils |
|---|---|---|
| Salaire de base | 1 971,71 € | 1 971,71 € |
| Avantage en nature outils numériques | — | 20,50 € |
| Salaire brut | 1 971,71 € | 1 992,21 € |
| Cotisations salariales | − 438,42 € | − 442,67 € |
| Avantage en nature déduit | — | − 20,50 € |
| Net à payer avant impôt | 1 533,29 € | 1 529,04 € |
L’effet est faible : 4,25 € de moins par mois. Mais oublier cet avantage pendant plusieurs années, pour plusieurs salariés, peut coûter cher lors d’un contrôle.
Comme pour tous les avantages, la règle des congés vue dans la fiche 3.1.4 s’applique : si le salarié garde son téléphone pendant ses congés, l’avantage continue normalement.
À retenir
Un téléphone, un ordinateur ou un abonnement fourni pour le travail n’est pas un avantage si l’usage privé reste raisonnable. S’il sert régulièrement à la vie privée, l’avantage vaut, au forfait, 10 % du prix d’achat ou du coût annuel de l’abonnement, divisé par 12 pour le bulletin. Un outil qui ne sert qu’à la vie privée est un avantage pour la totalité de son coût. Si l’employeur donne ou vend l’outil au salarié, l’avantage est égal à sa valeur d’occasion moins le prix payé : le don de matériel informatique n’est plus exonéré depuis 2019.