Les frais professionnels : le principe
Un repas pris chez un client, un billet de train pour une formation, une nuit d’hôtel lors d’un déplacement… Quand le salarié dépense de l’argent pour son travail, l’employeur le lui rembourse. Ce remboursement n’est pas du salaire : il ne supporte ni cotisations ni impôt. Encore faut-il respecter quelques règles.
À la fin de cette fiche, vous saurez
- Dire ce qu’est un frais professionnel, et le distinguer d’un avantage en nature.
- Connaître les deux façons de rembourser : au réel ou par une allocation forfaitaire.
- Repérer la part d’une allocation qui devient du salaire.
- Placer un remboursement de frais sur le bulletin.
1. Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?
C’est une dépense que le salarié fait pour son travail, à la place de l’employeur. Normalement, c’est l’entreprise qui devrait la payer : le salarié avance l’argent, puis il est remboursé.
Le remboursement remet simplement le salarié à zéro : il ne gagne rien, il récupère ce qu’il a dépensé. C’est pour cela qu’il n’est pas soumis aux cotisations, ni à la CSG-CRDS, ni à l’impôt sur le revenu.
| Avantage en nature | Frais professionnel | |
|---|---|---|
| À quoi ça sert ? | À la vie privée du salarié | Au travail |
| Exemple | Voiture de fonction utilisée le week-end | Kilomètres faits avec sa voiture pour aller chez un client |
| Le salarié s’enrichit-il ? | Oui : c’est un complément de salaire | Non : il est seulement remboursé |
| Cotisations et impôt | Oui (ajouté au brut) | Non (dans les limites prévues) |
Un même bien peut être l’un ou l’autre selon son usage. Vous l’avez vu dans la fiche 3.1.4 : une voiture qui ne sert qu’au travail n’est pas un avantage en nature.
2. Les grandes familles de frais
- Les repas : le salarié ne peut pas manger chez lui à cause de son travail (déplacement, horaires de nuit…).
- Les déplacements : train, avion, péage, parking, kilomètres faits avec sa propre voiture, hôtel lors d’un grand déplacement.
- Le trajet domicile-travail : abonnement de transport en commun, prime de transport.
- Le télétravail et le petit matériel payé par le salarié pour son travail.
Les fiches suivantes détaillent chacune de ces familles. Ici, on voit la règle commune.
3. Deux façons de rembourser
L’employeur choisit, pour chaque type de frais, l’une de ces deux méthodes :
| Remboursement au réel | Allocation forfaitaire | |
|---|---|---|
| Le principe | On rembourse exactement ce qui a été dépensé | On verse un montant fixe, décidé à l’avance (par exemple tant par repas) |
| Justificatifs | Il faut les factures, tickets, billets (la « note de frais ») | Pas besoin de la facture ; il faut prouver la situation (le déplacement, le travail de nuit…) |
| Ce qui est exonéré | La totalité de la dépense justifiée | Jusqu’à la limite fixée par l’Urssaf pour ce type de frais |
| Au-delà | — | La part qui dépasse devient du salaire : elle est soumise aux cotisations |
L’employeur peut dépasser la limite sans que l’excédent soit soumis, mais seulement s’il prouve que le salarié a réellement dépensé plus (avec les justificatifs). Dans ce cas, on revient en fait au remboursement au réel.
Certaines professions (bâtiment, journalistes, VRP…) peuvent appliquer une « déduction forfaitaire spécifique » sur leur salaire brut. C’est un régime à part, que nous ne verrons pas dans cette formation.
4. Les conditions à respecter
- La dépense doit être liée au travail, et l’employeur doit pouvoir le montrer (ordre de mission, planning, adresse du client…).
- Le remboursement ne doit pas servir à remplacer du salaire. Une « indemnité de frais » identique, versée chaque mois à tout le monde, sans dépense derrière, est du salaire déguisé : tout est soumis.
- Une même dépense ne se rembourse qu’une fois : pas d’allocation forfaitaire pour un repas déjà payé sur note de frais, ni pour un repas fourni par l’employeur.
5. Exemples chiffrés
Pour les exemples, on retient la limite 2026 de l’Urssaf pour un repas pris au restaurant pendant un déplacement : 21,40 €. La fiche 3.2.2 détaille ces limites.
| Situation | Calcul | Soumis à cotisations |
|---|---|---|
| A. Note de frais au réel : repas avec un client 48,60 € + billet de train 62,00 €, factures fournies | 48,60 + 62,00 = 110,60 € remboursés, tout est justifié | 0,00 € |
| B. Allocation de 20,00 € par repas pris au restaurant en déplacement | 20,00 est sous la limite de 21,40 | 0,00 € |
| C. Allocation de 25,00 € par repas, 10 repas dans le mois, sans facture | Exonéré : 21,40 × 10 = 214,00 € Soumis : (25,00 − 21,40) × 10 | 36,00 € |
| D. « Prime de frais » de 100,00 € versée chaque mois à tous les salariés, qu’ils se déplacent ou non | Aucune dépense réelle derrière : c’est du salaire | 100,00 € |
Dans les exemples C et D, la part soumise s’ajoute au salaire brut, comme une prime : elle supporte les cotisations et l’impôt.
6. Sur le bulletin de notre salarié
Un remboursement de frais exonéré n’entre pas dans le brut. Il se place en bas du bulletin, après les cotisations, et s’ajoute directement au net à payer. Reprenons notre salarié avec la note de frais de l’exemple A :
| Ligne | Sans frais | Avec la note de frais |
|---|---|---|
| Salaire de base | 1 971,71 € | 1 971,71 € |
| Salaire brut | 1 971,71 € | 1 971,71 € |
| Cotisations salariales | − 438,42 € | − 438,42 € |
| Remboursement de frais professionnels | — | + 110,60 € |
| Net à payer avant impôt | 1 533,29 € | 1 643,89 € |
Le brut, les cotisations et le net imposable ne bougent pas : le prélèvement à la source reste le même. Le salarié touche exactement 110,60 € de plus, soit ce qu’il avait avancé.
Beaucoup d’entreprises remboursent les notes de frais par un virement à part, hors du bulletin. C’est possible : le traitement est le même, puisque ces sommes ne sont pas du salaire.
À retenir
Un frais professionnel est une dépense faite pour le travail : son remboursement n’est pas du salaire et ne supporte ni cotisations ni impôt. L’employeur rembourse soit au réel, sur justificatifs, soit par une allocation forfaitaire, exonérée jusqu’à la limite fixée par l’Urssaf. La part d’une allocation qui dépasse cette limite, sans justificatif, devient du salaire et s’ajoute au brut. Sur le bulletin, le remboursement exonéré se place après les cotisations et s’ajoute au net à payer.