Les frais de repas et de déplacement
Le salarié qui travaille de nuit, le technicien qui passe sa journée chez les clients, l’ouvrier envoyé une semaine sur un chantier à 300 km… Tous ont des frais de repas, parfois d’hôtel. L’Urssaf fixe chaque année des limites d’exonération pour ces situations. Voici les montants 2026 et comment les appliquer.
À la fin de cette fiche, vous saurez
- Choisir la bonne limite selon l’endroit où le salarié prend son repas.
- Reconnaître un grand déplacement.
- Calculer les allocations d’un grand déplacement, avec la baisse après 3 mois.
- Placer une indemnité de repas sur le bulletin.
1. Les trois situations de repas
La limite dépend de l’endroit où le salarié est obligé de manger à cause de son travail :
| Situation | Exemples | Limite 2026 par repas |
|---|---|---|
| Sur le lieu de travail, à cause de ses horaires : travail de nuit, en équipe, posté, continu, horaires décalés | Agent de production de nuit, veilleur de nuit : c’est la « prime de panier » | 7,50 € |
| En dehors des locaux, sans pouvoir rentrer manger, mais pas obligé d’aller au restaurant | Ouvrier sur un chantier, livreur en tournée qui mange sur le pouce | 10,40 € |
| En déplacement, sans pouvoir rentrer, et obligé de manger au restaurant | Commercial en rendez-vous toute la journée, formation dans une autre ville | 21,40 € |
Ces montants s’appliquent aux allocations forfaitaires (vu dans la fiche 3.2.1). Si l’employeur rembourse au réel, sur facture, il n’y a pas de limite.
Et dans les hôtels, cafés, restaurants ?
Le salarié d’un restaurant mange en principe sur place, pendant son service : c’est l’avantage en nature nourriture, ou l’indemnité compensatrice de nourriture s’il ne prend pas le repas (fiche 3.1.2). Ce n’est pas un frais professionnel : on ne verse pas de prime de panier en plus pour le même repas.
2. Le grand déplacement
On parle de grand déplacement quand le salarié travaille trop loin pour rentrer dormir chez lui chaque soir. L’Urssaf considère que c’est le cas quand les deux conditions sont réunies :
- le lieu de travail est à au moins 50 km du domicile (trajet aller) ;
- et les transports en commun ne permettent pas de faire ce trajet en moins de 1 h 30.
Si une seule condition est remplie, ce n’est pas automatique : l’employeur devra prouver que le salarié ne pouvait pas rentrer.
En grand déplacement, l’employeur peut verser une allocation pour chaque repas et pour chaque nuit (hôtel et petit-déjeuner). Les limites baissent quand le salarié reste longtemps au même endroit :
| Limites 2026, par jour | Les 3 premiers mois | Du 4e au 24e mois (− 15 %) | Du 25e au 72e mois (− 30 %) |
|---|---|---|---|
| Un repas | 21,40 € | 18,20 € | 15,00 € |
| Une nuit + petit-déjeuner à Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne | 76,60 € | 65,10 € | 53,60 € |
| Une nuit + petit-déjeuner dans les autres départements | 56,80 € | 48,30 € | 39,80 € |
Au-delà de 6 ans au même endroit, il ne s’agit plus d’un déplacement : le salarié est considéré comme installé, et les allocations ne sont plus des frais professionnels.
3. Exemples chiffrés
| Situation | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| A. Agent de nuit, 20 nuits dans le mois, prime de panier de 7,50 € par nuit | 20 × 7,50, sous la limite | 150,00 € exonérés |
| B. Même agent, mais la prime de panier est de 9,00 € | Exonéré : 20 × 7,50 = 150,00 € Soumis : (9,00 − 7,50) × 20 | 30,00 € ajoutés au brut |
| C. Commercial, 12 repas au restaurant chez ses clients, allocation de 21,40 € | 12 × 21,40 | 256,80 € exonérés |
| D. Ouvrier envoyé à Lyon du lundi au vendredi (1er mois) : 4 nuits, 9 repas (midi et soir du lundi au jeudi, plus le vendredi midi) | Nuits : 4 × 56,80 = 227,20 Repas : 9 × 21,40 = 192,60 | 419,80 € exonérés |
| E. Le même chantier, la même semaine type, mais au 5e mois | Nuits : 4 × 48,30 = 193,20 Repas : 9 × 18,20 = 163,80 | 357,00 € exonérés |
Dans l’exemple E, si l’employeur continue à verser les montants des 3 premiers mois (419,80 €), la différence de 62,80 € devient du salaire, sauf s’il garde les factures d’hôtel et de restaurant qui prouvent la dépense.
4. Sur le bulletin de notre salarié
Imaginons que notre salarié travaille de nuit et touche la prime de panier de l’exemple A :
| Ligne | Sans prime de panier | Avec la prime de panier |
|---|---|---|
| Salaire de base | 1 971,71 € | 1 971,71 € |
| Salaire brut | 1 971,71 € | 1 971,71 € |
| Cotisations salariales | − 438,42 € | − 438,42 € |
| Indemnité de panier (20 × 7,50 €) | — | + 150,00 € |
| Net à payer avant impôt | 1 533,29 € | 1 683,29 € |
Comme tout frais exonéré, l’indemnité se place après les cotisations. Dans l’exemple B, la partie exonérée (150,00 €) irait au même endroit, et seuls les 30,00 € en trop seraient ajoutés au brut.
Les heures de nuit donnent aussi droit, selon la convention collective, à des majorations de salaire. Elles n’ont rien à voir avec la prime de panier : ce sont des éléments de salaire, ajoutés au brut.
À retenir
En 2026, une allocation de repas est exonérée jusqu’à 7,50 € si le salarié mange sur son lieu de travail à cause de ses horaires, 10,40 € s’il mange hors des locaux sans aller au restaurant, et 21,40 € s’il est obligé de manger au restaurant pendant un déplacement. En grand déplacement (au moins 50 km et plus de 1 h 30 en transports en commun), chaque repas et chaque nuit ont leur limite, qui baisse de 15 % après 3 mois et de 30 % après 2 ans. La part qui dépasse, sans justificatif, s’ajoute au brut.