Sanctionner un salarié : la procédure disciplinaire pas à pas
Le pouvoir disciplinaire appartient à l’employeur : c’est à vous de décider si un comportement mérite une sanction, et laquelle. Mais ce pouvoir est très encadré. Il y a des sanctions interdites, des délais qui courent sans prévenir, une procédure dont chaque étape compte, et des conséquences directes sur la paie.
Voici les points essentiels, dans l’ordre où ils se présentent.
Une sanction doit répondre à une faute réelle, être proportionnée à sa gravité et être prononcée dans les délais, selon la procédure prévue par le Code du travail. Il suffit qu’un de ces quatre points manque pour que le conseil de prud’hommes puisse l’annuler.
1 Ce qui est une sanction, et ce qui n’en est pas
Le Code du travail définit la sanction comme toute mesure prise par l’employeur, à la suite d’un agissement qu’il considère comme fautif, qui affecte la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Seule exception : les observations verbales, qui ne sont pas des sanctions.
Conséquence pratique : un courriel de reproches, un « dernier rappel » écrit ou une note glissée dans le casier peuvent être considérés comme un avertissement. Et un fait déjà sanctionné ne peut plus l’être une seconde fois. Si vous envoyez un message sec le lundi, vous ne pourrez peut-être plus prononcer de mise à pied pour le même fait le vendredi.
Certaines sanctions sont purement et simplement interdites :
- les amendes et retenues sur salaire pour sanctionner une faute (casse, erreur de caisse, retard) ;
- toute sanction fondée sur un motif discriminatoire (origine, sexe, âge, état de santé, activité syndicale, grossesse…) ;
- toute sanction contre un salarié qui a exercé normalement un droit : droit de retrait, droit de grève, témoignage de faits de harcèlement.
2 L’échelle des sanctions
La loi ne dresse pas de liste fermée. Dans les entreprises qui doivent avoir un règlement intérieur (à partir de 50 salariés), ce règlement doit indiquer la nature et l’échelle des sanctions, et l’employeur ne peut prononcer que celles qui y figurent. Une mise à pied disciplinaire n’y est possible que si le règlement en fixe la durée maximale. Dans les entreprises plus petites, l’employeur garde davantage de liberté, mais la sanction doit toujours rester proportionnée.
| Sanction | Entretien préalable | Effet |
|---|---|---|
| Avertissement, blâme | Non, en principe | Inscrit au dossier, sans effet immédiat sur le poste ni sur le salaire |
| Mise à pied disciplinaire | Oui | Le salarié ne travaille pas et n’est pas payé pendant une durée fixée |
| Mutation, rétrogradation | Oui | Modifie le contrat : l’accord du salarié est nécessaire |
| Licenciement pour faute | Oui | Rupture du contrat, pour faute simple, grave ou lourde |
Pour la mutation ou la rétrogradation, le salarié peut refuser. Vous pouvez alors envisager une autre sanction, y compris un licenciement, mais en reprenant la procédure : nouvelle convocation, nouvel entretien.
3 Les délais qui courent sans prévenir
Deux mois pour agir. Vous disposez de deux mois à partir du jour où vous avez eu connaissance de la faute pour engager la procédure. Passé ce délai, le fait ne peut plus être sanctionné, sauf s’il a donné lieu à des poursuites pénales dans le même temps. Ce qui compte, c’est la date à laquelle vous l’avez su, pas celle de la faute : un écart découvert lors d’un inventaire fait partir le délai au jour de l’inventaire.
Trois ans de mémoire. Une sanction de plus de trois ans ne peut plus être invoquée pour justifier une nouvelle sanction. L’avertissement de 2022 ne pèse donc plus rien dans le dossier de 2026.
Si un même comportement se répète, comme des retards à répétition, le délai de deux mois repart à chaque nouveau fait. Vous pouvez alors tenir compte des faits plus anciens de même nature, à condition qu’au moins un fait se soit produit dans les deux derniers mois.
4 Mise à pied conservatoire ou mise à pied disciplinaire
Les deux portent le même nom et n’ont rien à voir.
- La mise à pied disciplinaire est une sanction. Elle se prononce à la fin de la procédure, pour une durée déterminée, et ces jours ne sont pas payés.
- La mise à pied conservatoire n’est pas une sanction. C’est une mesure d’attente, quand les faits sont graves au point que le salarié ne peut pas rester à son poste pendant la procédure (violence, vol, état d’ébriété en service). Elle se notifie par écrit, de préférence dans la lettre de convocation ou en même temps, et la procédure doit être engagée aussitôt.
Le piège classique : si la procédure aboutit finalement à une sanction moins lourde qu’un licenciement pour faute grave, la période de mise à pied conservatoire doit être payée. Et ses jours ne peuvent pas être « transformés » après coup en mise à pied disciplinaire.
5 La convocation : ce qu’elle doit contenir
Dès que la sanction envisagée a un effet sur le poste, la carrière ou le salaire (donc tout sauf l’avertissement), le salarié doit être convoqué à un entretien préalable. La lettre est envoyée en recommandé ou remise en main propre contre décharge, et doit indiquer :
- l’objet de l’entretien : une sanction envisagée, ou un licenciement envisagé ;
- la date, l’heure et le lieu ;
- le droit de se faire assister par une personne de l’entreprise ;
- pour un licenciement dans une entreprise sans représentants du personnel : la possibilité de se faire assister par un conseiller du salarié, avec les adresses où consulter la liste (mairie, inspection du travail).
Pour un licenciement, l’entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre ou sa remise. Pour les autres sanctions, aucun délai minimum n’est fixé par la loi, mais le salarié doit avoir le temps de préparer sa défense et de trouver quelqu’un pour l’assister.
Inutile en revanche de motiver la convocation en détail : les griefs s’exposent pendant l’entretien.
Un salarié domicilié en Martinique avait été convoqué au siège de l’entreprise, en métropole, sans un mot sur la prise en charge de son voyage. Il estimait ne pas avoir pu se défendre. La Cour de cassation a jugé la procédure régulière : cette mention ne fait pas partie des mentions obligatoires (Cass. soc., 7 mai 2024, n° 23-10.886). Rien n’interdit de proposer la prise en charge, mais son absence n’entache pas la procédure.
6 L’entretien : écouter avant de décider
L’entretien sert à exposer au salarié les faits reprochés et à recueillir ses explications. Ce n’est pas le moment d’annoncer la sanction : une décision prise d’avance, et dite pendant l’entretien, rend la procédure irrégulière.
- Le salarié peut venir accompagné, vous pouvez aussi être assisté d’une personne de l’entreprise, sans transformer l’entretien en tribunal.
- S’il ne se présente pas, la procédure n’est pas bloquée : vous pouvez poursuivre et notifier la sanction dans les délais.
- Prenez des notes datées : elles vous aideront à motiver la lettre de sanction.
7 La notification de la sanction
La sanction est notifiée par écrit et doit être motivée : la lettre expose les faits précis reprochés, pas une formule générale. C’est elle qui fixera les limites du débat si le salarié conteste.
Le calendrier est strict : la notification ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables ni plus d’un mois après le jour de l’entretien. Passé un mois sans notification, aucune sanction ne peut plus être prononcée pour ces faits.
Si le salarié conteste, le conseil de prud’hommes vérifie la régularité de la procédure, la réalité des faits et la proportion de la sanction. Il peut annuler une sanction irrégulière ou disproportionnée, avec à la clé le remboursement des jours de mise à pied retenus. Pour un licenciement, il ne l’annule pas mais peut le juger sans cause réelle et sérieuse, avec des indemnités à la clé.
8 Ce qui change sur le bulletin de paie
C’est souvent là que les erreurs se voient le plus vite.
- Mise à pied disciplinaire : retenue sur salaire correspondant aux jours ou heures non travaillés, sur une ligne distincte du bulletin.
- Mise à pied conservatoire : retenue seulement si le licenciement pour faute grave ou lourde est finalement prononcé. Sinon, la période est payée.
- Licenciement pour faute grave ou lourde : pas de préavis ni d’indemnité de licenciement, mais l’indemnité compensatrice de congés payés reste due.
- Licenciement pour faute simple : préavis (effectué ou payé), indemnité de licenciement si les conditions d’ancienneté sont remplies, et congés payés.
Et jamais de retenue pour une caisse fausse ou de la vaisselle cassée, même « pour faire comprendre » : c’est une sanction pécuniaire, interdite, et la somme devra être rendue au salarié.
Une faute grave pendant un préavis de démission ? Voir Démission : ce que l’employeur doit savoir avant de tourner la page.
9 La check-list de l’employeur
- Noter la date à laquelle vous avez eu connaissance des faits : le délai de deux mois court à partir de là.
- Choisir la sanction proportionnée, et vérifier le règlement intérieur s’il en existe un.
- Convoquer par écrit, avec l’objet, la date, l’heure, le lieu et le droit à l’assistance.
- Écouter pendant l’entretien, sans annoncer la décision.
- Notifier par lettre motivée, entre deux jours ouvrables et un mois après l’entretien.
- Reporter correctement en paie : retenue de mise à pied, ou paiement de la mise à pied conservatoire si la faute grave n’est pas retenue.
Une procédure disciplinaire se perd plus souvent sur la forme que sur le fond. Quelques minutes de vérification valent mieux qu’un dossier aux prud’hommes.
Clara, votre responsable des ressources humaines personnalisée, vous répond tout de suite sur la procédure et les délais. Moi, j’établis les bulletins, je reporte la mise à pied ou le solde de tout compte et je vérifie chaque ligne. Clara répond tout de suite ; moi je réponds de ce qui est fait.